Anfänger 12 Min Lesezeit

Grundlagen der Buchführung mit DATEV

Eine praktische Einführung in die wesentlichen Funktionen des Systems und wie Sie damit anfangen, Ihre Geschäftsvorgänge zu erfassen. Lernen Sie Schritt für Schritt, wie DATEV Ihre Buchhaltung vereinfacht.

Februar 2026 12 Min Anfänger

Nahaufnahme von Rechnungen und Quittungen mit Taschenrechner auf dem Schreibtisch

Was ist DATEV und warum ist es wichtig?

DATEV ist das Standardsystem für deutsche Buchhalter, Steuerberater und Unternehmer. Ob Sie eine kleine Einzelhandelsfirma, eine Werkstatt oder eine Dienstleistungsfirma betreiben – DATEV ist darauf ausgelegt, Ihre finanzielle Verwaltung zu vereinfachen. Das System speichert alle Ihre Geschäftsvorgänge zentral und macht es einfach, den Überblick zu behalten.

Der Grund, warum so viele Unternehmer DATEV nutzen? Es funktioniert. Die Software verbindet Belege, Rechnungen und Kontoauszüge in einem System. Sie erfassen die Daten einmal – und das System kümmert sich um den Rest. Das spart Zeit und reduziert Fehler erheblich.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die ersten Schritte mit DATEV. Sie werden verstehen, wie das System aufgebaut ist und wie Sie damit anfangen, Ihre Geschäftsvorgänge zu erfassen.

Computerbildschirm mit DATEV-Software-Dashboard und Finanzberichten in modernem Büro

Die Kernfunktionen von DATEV

Diese Funktionen bilden die Grundlage Ihrer täglichen Arbeit mit dem System

Belegverwaltung

Erfassen Sie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge zentral. DATEV speichert alle Belege digital und verbindet sie automatisch mit Ihren Buchungen. Keine Papierberge mehr auf dem Schreibtisch.

Kontoanbindung

Verbinden Sie Ihre Bankkonten direkt mit DATEV. Die Software lädt automatisch Ihre Transaktionen herunter und ordnet sie den richtigen Konten zu. Das spart mehrere Stunden manueller Arbeit pro Woche.

Berichte & Analysen

Erstellen Sie Gewinn-Verlust-Rechnungen, Bilanzberichte und Kassenberichte mit wenigen Klicks. Die Daten sind immer aktuell und geben Ihnen echte Einblicke in Ihre Geschäftslage.

Datensicherheit

Ihre finanziellen Daten sind in deutschen Rechenzentren gespeichert. DATEV erfüllt strenge Datenschutzanforderungen und bietet mehrfache Backups. Sie können beruhigt schlafen.

Steuerberater-Integration

Teilen Sie Ihre Daten direkt mit Ihrem Steuerberater. Er sieht Ihre Buchungen in Echtzeit und kann Sie schneller beraten. Kein Hin und Her mit E-Mails und USB-Sticks mehr.

Automatisierung

DATEV lernt von Ihren Buchungen. Nach kurzer Zeit erkennt das System automatisch, wie Sie Belege kategorisieren. Das System schlägt die richtigen Konten vor – Sie müssen nur noch bestätigen.

Ihre ersten Schritte mit DATEV

So starten Sie praktisch mit dem System

Konto einrichten

Erstellen Sie Ihr DATEV-Benutzerkonto und melden Sie sich an. Sie können die Software sofort nutzen – es gibt keine komplizierte Installation. DATEV läuft im Browser, überall und von jedem Gerät aus.

Konten verbinden

Fügen Sie Ihre Bankkonten hinzu. Das System lädt Ihre letzten 90 Tage Transaktionen herunter. Sie sehen sofort, wie viel Geld kommt herein und wie viel geht raus. Das ist die Grundlage für alles, was kommt.

Belege erfassen

Laden Sie Ihre Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge hoch. Sie können Bilder fotografieren oder PDFs hochladen. DATEV erkennt wichtige Daten wie Betrag, Datum und Absender automatisch.

Buchungen prüfen

Das System schlägt automatisch Kontokategorien vor. Überprüfen Sie diese und gebenchen Sie Ihre Bestätigung. Nach einigen Wochen funktioniert die Automatisierung sehr zuverlässig – Sie müssen weniger und weniger manuell eingreifen.

Nahaufnahme von Händen, die auf einer Computertastatur tippen, mit DATEV-Schnittstelle auf dem Monitor im Hintergrund

Worauf Sie achten sollten

Wenn Sie mit DATEV starten, gibt es ein paar Dinge, die Anfänger häufig übersehen. Wir zeigen Ihnen, was wirklich wichtig ist und wo Anfängerfehler passieren.

Kontierung ist das Fundament

Die Kontierung bedeutet: Jeder Geschäftsvorgang muss dem richtigen Konto zugeordnet werden. Ein Büroschrank ist Betriebsausstattung, ein Kaffee für Kunden ist Bewirtung. Das klingt banal, aber falsche Kategorisierung führt zu ungenauen Berichten und Problemen bei der Steuererklärung.

Die gute Nachricht: DATEV hilft Ihnen dabei. Das System lernt von Ihren Eingaben. Nach etwa 50 Buchungen erkennt es Muster und schlägt automatisch die richtigen Konten vor. Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler gleichzeitig.

Belege sollten vollständig sein

Beim Upload von Rechnungen und Quittungen: Je klarer das Bild, desto besser. Verwenden Sie gutes Licht, fotografieren Sie gerade und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen sichtbar sind. Dazu gehören Datum, Betrag, Name des Verkäufers und die Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden.

Regelmäßige Kontrolle ist wichtig

Überprüfen Sie Ihre Buchungen mindestens wöchentlich. Nicht, weil DATEV fehlerhaft wäre – das System ist sehr zuverlässig. Sondern weil kleine Fehler sich schnell zu großen Problemen entwickeln. Eine halbe Stunde pro Woche spart Ihnen Stunden an Arbeit später im Jahr.

Steuerberater in Anzug und Brille sitzt am Schreibtisch und studiert Finanzberichte und Dokumente

“Vor DATEV habe ich meine Rechnungen in Ordnern gesammelt. Mit dem System sehe ich jetzt jeden Tag, wie es meiner Firma finanziell geht. Das hätte ich nicht gedacht, aber das System ist wirklich nutzerfreundlich. Es braucht vielleicht zwei Tage zum Lernen, dann läuft es von allein.”
— Thomas M., Inhaber eines Elektrohandwerks

Mehrere Geschäftsleute sitzen um einen Konferenztisch und analysieren Finanzberichte und Geschäftsmetriken

Die nächsten Schritte nach den Grundlagen

Sobald Sie sich mit den Grundlagen sicher fühlen, öffnet DATEV neue Möglichkeiten. Sie können tiefere Analysen machen, um zu verstehen, wo Ihr Geld wirklich hingeht. Das System zeigt Ihnen, welche Kunden am profitabelsten sind und wo Sie sparen können.

Viele Unternehmer nutzen die fortgeschrittenen Funktionen erst nach einigen Monaten. Das ist völlig normal. Nehmen Sie sich Zeit, die Grundlagen zu meistern. Alles andere kommt von selbst. Sie werden bald merken: DATEV ist ein Partner bei Ihrem geschäftlichen Erfolg, nicht nur ein Buchhaltungstool.

Die wichtigsten nächsten Schritte sind: Automatisierungsregeln konfigurieren, einen Steuerberater einbinden (wenn noch nicht geschehen) und die Berichte für Ihre Geschäftsplanung nutzen. All das wird in separaten Guides erklärt.

Bereit zu starten?

Die ersten Schritte mit DATEV sind einfacher, als Sie denken. Viele Unternehmer sind überrascht, wie schnell sie produktiv werden. Ihre Buchhaltung sollte Sie unterstützen, nicht belasten.

Weitere Guides entdecken

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel bietet eine Einführung in die Grundlagen von DATEV und ist zu Informationszwecken gedacht. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater oder Buchhalter. Jede Geschäftssituation ist unterschiedlich. Besprechen Sie die Implementierung von DATEV mit Ihrem Steuerberater, um sicherzustellen, dass sie zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Die Informationen basieren auf DATEV-Funktionen, wie sie im Februar 2026 verfügbar sind. Features und Funktionen können sich ändern.