Grundlagen der Buchführung mit DATEV
Eine Einführung in die wesentlichen Funktionen des Systems und wie Sie damit anfangen, professionell zu buchen.
Mehr erfahrenBelege organisieren und verwalten
Wie Sie Rechnungen und Quittungen effizient in DATEV erfassen und archivieren
Die Verwaltung von Belegen ist das Fundament jeder ordnungsgemäßen Buchführung. Erfahren Sie, wie Sie mit DATEV ein professionelles System aufbauen, das Ihnen Zeit spart und Ihre Unterlagen jederzeit auffindbar macht.
Warum die richtige Belegverwaltung so wichtig ist
Jeder Geschäftsbetrieb, ob Freiberufler, Handwerksbetrieb oder kleine GmbH, erzeugt täglich eine Flut von Belegen. Rechnungen von Lieferanten, Quittungen aus der Kasse, Kontoauszüge — ohne ein funktionierendes System wird das schnell zum Chaos. Das Finanzamt erkennt das an: Belege müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, sind aber auch zugänglich und nachvollziehbar.
Mit DATEV haben Sie ein System, das die Erfassung und Archivierung von Belegen nicht nur vereinfacht, sondern auch rechtssicher macht. Wir zeigen Ihnen in diesem Leitfaden, wie Sie damit konkret arbeiten — von der ersten Erfassung bis zur Recherche im Archiv.
Das werden Sie lernen
- Belege korrekt erfassen und kategorisieren
- Automatische Verarbeitung von Dokumenten nutzen
- Ein Archivierungssystem aufbauen, das funktioniert
- Belege schnell wiederfinden und exportieren
Schritt 1: Belege erfassen und klassifizieren
Der erste Schritt ist immer die Erfassung. In DATEV gibt es dafür mehrere Wege — je nachdem, wie Sie arbeiten möchten. Die meisten Unternehmen scannen ihre Belege ein oder laden digitale Rechnungen direkt hoch. Das System erkennt dann automatisch, um welche Art von Beleg es sich handelt.
Sie können auch manuell Belege anlegen. Das ist zwar zeitaufwendiger, aber manchmal nötig — etwa bei handschriftlichen Quittungen oder älteren Dokumenten. Wichtig ist: Ordnen Sie jeden Beleg einer Kategorie zu. Das macht die spätere Recherche erheblich einfacher. DATEV bietet standardisierte Kategorien wie Materialkosten, Bürobedarf oder Reisekostenabrechnung an.
Die Metadaten sind entscheidend. Erfassen Sie das Belegdatum, den Betrag und vor allem die Person oder das Unternehmen, von dem der Beleg stammt. Das braucht anfangs etwas Disziplin, spart Ihnen aber später enorm viel Zeit.
Automatische Verarbeitung — Ihre Zeit sparen
Das Beste an moderner Buchhaltungssoftware ist die Automatisierung. DATEV kann viele Routineaufgaben für Sie übernehmen. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten, lernt das System das Muster und schlägt die passende Kategorie vor.
Besonders praktisch ist die OCR-Funktion — Optical Character Recognition. Das bedeutet: Das System liest die Daten aus Ihren gescannten Belegen automatisch aus. Betrag, Datum, Empfänger — all das wird erkannt und eingetragen. Das funktioniert zwar nicht immer zu 100 Prozent, erspart Ihnen aber typischerweise etwa 70 bis 80 Prozent der manuellen Arbeit.
Nehmen Sie sich Zeit, die Regeln richtig einzustellen. Investieren Sie eine halbe Stunde in die Konfiguration, und Sie sparen danach wöchentlich mehrere Stunden ein. Das rechnet sich schnell.
Archivierung — strukturiert und rechtssicher
In Deutschland müssen Belege mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden — das schreibt die Abgabenordnung vor. DATEV hat das eingebaut. Das System verwaltet Ihre Belege in einem strukturierten digitalen Archiv und stellt sicher, dass die Aufbewahrungsfristen automatisch berücksichtigt werden.
Die Archivierungsstruktur in DATEV:
- Nach Kategorien: Belege werden automatisch nach Belegart sortiert (Eingangsrechnungen, Ausgaben, etc.)
- Nach Zeitraum: Jahrgänge und Monate sind übersichtlich organisiert
- Mit Metadaten: Jeder Beleg behält seine Informationen (Datum, Betrag, Partner) — Sie finden ihn sofort wieder
- Vollständig durchsuchbar: Sie können nach Stichworten suchen und Belege innerhalb von Sekunden abrufen
Das digitale Archiv spart nicht nur Platz im Büro, sondern ist auch deutlich sicherer. Ihre Belege sind vor Beschädigungen, Wasserschäden oder Verschleiß geschützt. Und wenn das Finanzamt nachfragen hat — Sie können jeden Beleg sofort vorlegen.
Praktische Tipps für den Alltag
Damit die Belegverwaltung nicht zur lästigen Aufgabe wird, sollten Sie ein paar Grundregeln beherzigen:
Regelmäßigkeit schlägt Perfektion
Erfassen Sie Ihre Belege wöchentlich statt monatlich. Eine halbe Stunde pro Woche ist deutlich weniger anstrengend als ein ganzer Tag am Monatsende. So bleibt alles frisch im Gedächtnis.
Einheitliche Kategorien nutzen
Erstellen Sie sich eine kleine Kategorieliste und halten Sie sich dran. Das macht die Auswertungen später viel aussagekräftiger und vereinfacht die Steuerdeklaration.
Suche testen, bevor es nötig ist
Vergewissern Sie sich ab und zu, dass Sie Ihre Belege auch wirklich finden können. Suchen Sie nach einem zufälligen Lieferantennamen oder einem Betrag. Das gibt Ihnen Sicherheit im Ernstfall.
Backups nicht vergessen
DATEV speichert Ihre Daten sicher auf den Servern. Aber auch Sie sollten regelmäßig Sicherungen Ihrer Archivierungen exportieren. Das ist eine einfache Vorsichtsmaßnahme.
“Die Belegverwaltung ist nicht das Interessanteste an der Buchhaltung, aber es ist das Fundament. Wenn das stimmt, läuft alles andere wie von selbst.”
— Thomas Kern, Steuerberater und DATEV-Nutzer
Anfangen ist einfacher als Sie denken
Es ist ganz normal, dass die Belegverwaltung am Anfang etwas Aufwand bedeutet. Sie richten ein System auf, das danach läuft. Die gute Nachricht: Mit DATEV brauchen Sie kein großes Know-how dafür. Das System führt Sie Schritt für Schritt durch die Erfassung und erinnert Sie an das, was Sie vergessen könnten.
Starten Sie am besten mit den nächsten 10 bis 15 Belegen, die zu Ihnen kommen. Erfassen Sie sie nach dem Schema, das wir hier beschrieben haben. Nach einer halben Stunde haben Sie ein Gefühl dafür, wie es funktioniert. Dann wird es automatisch einfacher.
Und denken Sie daran: Eine ordentliche Belegverwaltung ist nicht nur für das Finanzamt wichtig — sie gibt Ihnen auch selbst Sicherheit. Sie wissen immer, wofür Sie Geld ausgegeben haben, können schnell Anfragen beantworten und haben im Zweifelsfall alle Nachweise parat.
Rechtlicher Hinweis
Die Informationen in diesem Artikel sind zu Bildungszwecken gedacht. Sie ersetzen nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Buchhalter. Die geltenden Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Belege können je nach Bundesland und Geschäftsart unterschiedlich sein. Konsultieren Sie einen Fachmann, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
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